Sjekkliste før du bestemmer hvordan referansene i manuset skal dokumenteres

Hva skal referansearkivet brukes til?

Det første spørsmålet er hvem som skal lese arkivet. Hvis du skriver manus alene og selv svarer for hver påstand, holder det ofte med et enkelt ark. Hvis en produsent, en fagperson hos oppdragsgiveren eller en ekstern kontrollør skal gå gjennom manuset, må arkivet kunne forstås av noen som ikke har vært med på researchen.

Tenk også på hva som skjer etter at videoen er ferdig. Undervisningsvideo og bedriftsvideo lever lenge, og noen måneder senere kan noen spørre hvor et tall kom fra. Et arkiv som bare du forstår, er lite verdt da.

Skriv ned formålet med én setning før du begynner. Den setningen styrer hvor detaljert arkivet må være, og den hindrer at du bruker tid på felter ingen kommer til å se på.

• Hvem leser arkivet, og hva trenger vedkommende å se?
• Skal det kunne brukes igjen ved en revisjon av videoen?
• Hvor mange personer skal legge inn kilder?

Hvilke påstander må ha en kilde?

Ikke alt i et manus trenger en referanse. Allmenn kunnskap som alle i målgruppen kjenner, kan stå uten, men det er lettere å gå for langt enn for kort. Som tommelfingerregel bør alle tall, datoer, navn, sitater og påstander om årsak og virkning kunne følges til en kilde.

Gå gjennom manuset og merk hver slik påstand med et nummer. Det gir deg et reelt tall å planlegge ut fra, og du ser raskt om arkivet blir på tjue linjer eller to hundre.

Vær ærlig om grensetilfellene. En påstand som føles opplagt, kan vise seg å bygge på en utdatert oppfatning. Hvis du er i tvil, ta den med. Det er billigere å slette en rad senere enn å lete etter en kilde etter at videoen er publisert.

• Alle tall og prosentandeler
• Alle datoer og årstall
• Alle sitater og gjengivelser av hva noen har sagt
• Påstander om årsak og virkning

Hvilke felter trenger hver rad?

Et referansearkiv trenger færre kolonner enn man tror, men de må fylles ut hver gang. Minimum er manuslinjen eller nummeret på påstanden, selve påstanden, kilden med tittel og utgiver, dato for utgivelse og dato for når du leste den. Den siste datoen glemmes oftest, og den er viktig når nettsider endres.

Legg til et felt for hvor sikker du er. En enkel skala med tre trinn, sikker, delvis støttet og mangler kilde, gir deg og de andre et raskt overblikk. Det gjør også faktagjennomgangen mer målrettet.

Unngå å lage felter du ikke kommer til å vedlikeholde. Et halvt utfylt arkiv skaper falsk trygghet, og det er verre enn et kort arkiv som er helt utfylt.

• Påstand og plassering i manuset
• Kilde, utgiver og utgivelsesdato
• Dato for når du kontrollerte kilden
• Sikkerhetsgrad med tre trinn

Hvordan lagrer du selve kildene?

En lenke i arkivet er ingen garanti for at kilden finnes om et halvt år. Sjekk derfor om du kan lagre en kopi av dokumentet eller en utskrift av siden, og noter hvor kopien ligger. For offentlige dokumenter er det ofte nok å oppgi tittel, dokumentnummer og dato.

Bestem filnavn og mappestruktur før du samler det første dokumentet. Navn som inneholder utgiver, år og kort tittel, gjør det mulig å finne tilbake uten å åpne hver fil.

Husk at noen kilder har bruksvilkår. Rapporter fra bransjeorganisasjoner kan være kun for medlemmer, og da må du avklare med oppdragsgiveren om kopien kan deles videre i prosjektet.

• Lagre kopi eller utskrift av nettsider
• Gi filene faste, beskrivende navn
• Noter eventuelle bruksvilkår

Hvem har ansvaret når arkivet endres?

Manus endres helt til siste klipp. Hver gang en setning skrives om, kan en referanse miste dekningen sin. Avtal derfor hvem som oppdaterer arkivet, og hva som skal skje når en linje endres: Skal raden slettes, flyttes eller kontrolleres på nytt?

Ofte er det best at den som endrer teksten, også rører arkivet, fordi vedkommende vet hva som ble endret og hvorfor. Hvis det er en annen person, må endringene meldes eksplisitt, for eksempel i en felles endringslogg.

Sett også et punkt der arkivet låses. Etter siste faktagjennomgang bør ingen tall i manuset endres uten at raden i arkivet er sjekket på nytt. Det er en enkel regel, men den fanger mange feil som ellers sniker seg inn sent i prosessen.

• Navngi én ansvarlig for arkivet
• Før en kort endringslogg
• Lås arkivet etter siste gjennomgang

Hva trenger du å ha på plass før du starter?

Samle til slutt det du trenger for å komme i gang: en nummerert versjon av manuset, en mal for arkivet med de feltene du har valgt, en mappe for kilder og en avtale om hvem som gjør hva. Det tar kort tid og sparer mye tid senere.

Vær også tydelig på grensene. Et referansearkiv viser hva du har lagt til grunn og hvor sikkert det står, men det beviser ikke at kildene selv har rett. Det er en del av kildevurderingen, og den er et eget arbeid.

Gå gjennom listen over med de som skal bruke arkivet. Hvis noen svarer annerledes enn du hadde tenkt, er det bedre å oppdage det nå enn midt i produksjonen.

• Nummerert manusversjon
• Mal for arkivet med faste felter
• Mappe og navnregler for kilder
• Avtale om ansvar og endringer

Et godt referansearkiv er resultatet av noen få valg som tas tidlig: hvem som skal bruke det, hvilke påstander som skal dekkes, hvilke felter som trengs, hvordan kildene lagres og hvem som holder det oppdatert. Gå gjennom listen før du åpner det første dokumentet, så blir resten av arbeidet enklere å følge og lettere å forsvare i ettertid.